Mô Hình Tư Duy
Khái Niệm Cần Nắm
Tồn kho là tiền mặt có hạn sử dụng. Mỗi sản phẩm trên kệ có giá vốn, tốc độ bán, rủi ro hư hỏng và chi phí cơ hội.
FIFO bán hàng nhập trước trước. FEFO ưu tiên hàng hết hạn trước, đặc biệt quan trọng với thực phẩm, sữa, nước và hàng date ngắn.
Dead stock không chỉ là hàng chưa bán. Nó chiếm vốn, kệ, sự chú ý và đôi khi làm xấu hình ảnh cửa hàng.
Shrinkage gồm mất cắp, hư hỏng, hết hạn, nhận hàng sai, nhập POS sai và sử dụng nội bộ không ghi nhận.
Phương Pháp Retail
Người Vận Hành Sử Dụng Như Thế Nào
Dùng mã SKU và barcode nhất quán từ nhận hàng tới bán và kiểm kho.
Set tồn tối thiểu bằng demand, lead time và safety stock thay vì cảm tính.
Cycle count category quan trọng hằng tuần và full count theo tháng hoặc theo rủi ro.
Flag hàng date ngắn và slow mover trước khi thành write-off.
Con Số
Công Thức Và Ví Dụ Tính
Reorder Point
Reorder Point = Average Daily Sales x Lead Time + Safety StockCho biết khi nào cần đặt hàng lại.
10 sp/ngày x 3 ngày + 15 safety = đặt lại khi còn 45 sp.Inventory Turnover
Inventory Turnover = COGS / Average InventoryĐo hàng tồn quay bao nhiêu vòng.
90.000.000 COGS / 30.000.000 tồn bình quân = 3 vòng/tháng.Days Inventory Outstanding
DIO = Average Inventory / COGS x 365Quy đổi tồn kho thành số ngày giữ hàng.
30.000.000 / 360.000.000 x 365 = 30,4 ngày.Shrinkage Rate
Shrinkage Rate = Lost Inventory / Total InventoryĐo tỷ lệ hao hụt tồn kho.
1.500.000 mất / 100.000.000 tồn = 1,5%.Bảng Điều Khiển
KPI Cần Theo Dõi
Thiếu hàng chủ lực làm mất thói quen khách.
Bảo vệ tiền và kệ.
Đo hiệu quả vốn.
Không đo thì không quản được mất mát.
Tránh write-off do date.
Thực Hành
Mô Phỏng Và Hình Dung Retail
Mô Phỏng Reorder Point
Một SKU nước bán 12 chai/ngày, lead time 2 ngày, safety stock 18 chai, tồn hiện tại 46 chai.
Reorder point là 42 chai. Tồn 46 chai nghĩa là gần đặt lại; nếu cuối tuần có khuyến mãi, safety stock nên tăng.
Luồng Tồn Kho
Đặt hàng
Nhận hàng
Nhập POS
Lưu kho
Lên kệ
Bán
Kiểm
Điều chỉnh
Thực Tế
Tình Huống Thực Tế
Hết Nước Lạnh Mỗi Tối
Bối cảnh: Nước lạnh hết vào buổi tối vì tồn tối thiểu dựa trên trung bình ngày, không dựa trên peak hour.
Quyết định: Cửa hàng tách tồn kệ, tồn kho sau và tồn đã làm lạnh, rồi tăng trigger refill buổi chiều.
Kết quả: Stockout giảm và doanh thu tối tăng mà không nhập sâu các vị bán chậm.
Cảnh Báo
Lỗi Thường Gặp
Chỉ kiểm kho khi thấy có vấn đề.
Dùng FIFO cho hàng cần FEFO.
Để khuyến mãi supplier làm phình tồn vượt demand.
Tin tồn POS tuyệt đối mà không cycle count.
Bỏ qua slow mover đến khi hết hạn.
Sổ Tay
Cách Triển Khai
Thực Hành Tốt
Đếm category giá trị cao và rủi ro cao thường xuyên hơn.
Review top seller, gross profit, slow mover, low stock và near-expiry mỗi tuần.
Có hành động rõ: giảm giá, chuyển vị trí, bundle, trả supplier hoặc delist.
Kỷ luật receiving: đặt, giao, hóa đơn và nhập hệ thống phải khớp.
Cần Xây
Xây master SKU có barcode, cost, category, supplier, hạn dùng, min stock và reorder point.
Tạo báo cáo slow-moving và near-expiry hằng tuần.
Cycle count theo rủi ro category.
Set reorder point cho top 100 SKU trước.
Review nguyên nhân shrink mỗi tháng.